Anticiperen in plaats van reageren

De afgelopen maanden was op hogescholen en universiteiten door het hele land wel ergens deze zin te horen: ‘we maken pas op de plaats en gaan terug naar de basis’. In eerste instantie is dat geen slecht idee. Een focus op onderwijs en onderzoek – de kern van elke onderwijsinstelling – klinkt logisch. Maar in de praktijk betekent back to basics vaak een stop op veranderingen die hard nodig zijn, het schrappen van tijdelijke contracten, bezuinigen via natuurlijk verloop, en andere kaasschaafmethodes.

Gevolg: de onderwijskwaliteit komt onder druk te staan, er ontstaat meer werkdruk en er komen geen structurele oplossingen voor uitdagingen rondom digitalisering, geen echte inzet op meer interdisciplinariteit en studentmobiliteit, geen verbetering van de aansluiting op de arbeidsmarkt en de transities die zich daarin voltrekken en ga zo maar door. De weg terug naar de basis lijkt dus niet zonder schade. En de rekening? Die ligt vaak alsnog bij docenten, onderzoekers en studenten. Dat is noch wenselijk, noch nodig.

Om bezuinigingen het hoofd te bieden, zien we dat besturen de focus lijken te leggen op kostenreductie op de korte termijn door te snijden in het primaire proces, bijvoorbeeld door te bewegen richting minder opleidingen, docenten of onderzoekers. De vraag is echter waarom er zo weinig aandacht uitgaat naar het verbeteren van de bedrijfsvoering rondom het primaire proces. Dat zou immers écht de basis op orde te brengen en zorgen voor een stevig fundament. Denk aan:

• Versterken van de samenwerking tussen bedrijfsvoering en onderwijs. Te vaak wordt bedrijfsvoering gezien als iets dat losstaat van het onderwijs, waarbij directies en managementteams zich concentreren op hun eigen domein of kolom (IT, HR, Finance etc.). Efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is echter geen randvoorwaarde, maar een integraal onderdeel van goed onderwijs.
• Verbeteren van onderwijslogistiek. Waarbij processen en systemen afgestemd worden op de praktijk en behoeftes van studenten en docenten. In plaats van andersom. Onderwijslogistiek vormt de machinekamer van een onderwijsinstelling – zorg dat de werking ervan de aandacht krijgt die het verdient, ook op bestuurlijk niveau.
• Verduidelijken van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Een groot deel van de tijd, middelen en capaciteit gaat verloren aan ellenlange besluitvormingsprocessen en overleggen. Verminder bureaucratie, onduidelijkheid en dubbeling in rollen vooral in en mét de praktijk, zodat daar ook naar wordt gehandeld.

De aangekondigde bezuinigingen dwingen bestuurders en directeuren tot moeilijke keuzes. De manier waarop je als instelling omgaat met bezuinigingen is immers bepalend voor de toekomst van het onderwijs en onderzoek. Organisaties die excelleren in strategie-executie maken die keuzes en zorgen zo voor focus, helderheid en realisme. Belangrijk hierbij: een goed evenwicht tussen ambitie en haalbaarheid. Maar waar begin je?

1. Herijk je strategie en concretiseer de doelen passend bij de nieuwe realiteit. De prioriteiten van een jaar geleden zijn waarschijnlijk niet meer hetzelfde als de prioriteiten van vandaag. Zorg daarbij ook voor een positief verhaal. Jullie werken immers samen aan de toekomst.
2. Maak keuzes die bijdragen aan deze doelen, passend bij de verandercapaciteit. Voorkom dat je kiest op basis van de weg met de minste weerstand, maar concretiseer hoe iets bijdraagt aan de gestelde doelen. En wees daarin realistisch: welke tijd, middelen en capaciteit is er? Wat kan nog wel, en wat kan (nu) niet?
3. Maak integrale keuzes – maak bedrijfsvoering een integraal onderdeel en een gedeelde verantwoordelijkheid van goed onderwijs. De bedrijfsvoering voelt soms als water uit de kraan. Maar een investering in goede processen loont op termijn, juist voor het onderwijs en onderzoek.

Het focuspunt van instellingen die hard geraakt worden door bezuinigingen zou het beschermen van onderwijs en onderzoek moeten zijn. Waarbij ingezet wordt op het durven verbeteren en vernieuwen van alle rollen, taken, processen en systemen die daarbij bedacht zijn. Bestuurders, directies en managementteams zullen zich met deze aanpak niet altijd populair maken. Verandering is immers een ingewikkeld proces, dat in deze onzekere tijden niet per se makkelijk verloopt. Het meenemen en verbinden van mensen is immers cruciaal maar kost ook tijd en capaciteit, iets wat nu juist zo schaars is.

Keuzes maken vraagt dus om een investering. En nu de juiste keuzes maken, betekent een solide basis leggen voor de toekomst. Want het onderwijs is er niet voor systemen, structuren of beleidsplannen – het is er voor studenten, docenten en onderzoekers. Dáár moet de focus liggen.