Strategisch portfoliomanagement in het onderwijs

Inleiding
Onderwijsinstellingen in het middelbaar beroeps- en hoger onderwijs staan voor een reeks urgente en complexe uitdagingen. De krimp van het aantal studenten in grote delen van Nederland zet de betaalbaarheid van relatief kleine opleidingen onder druk. Tegelijkertijd zorgen uitval, langstudeerders en recente bezuinigingen voor extra financiële spanning. Daarbovenop verandert de arbeidsmarkt ingrijpend door technologische ontwikkelingen, klimaatproblematiek en vergrijzing. Nieuwe beroepen ontstaan, terwijl de vraag naar personeel in sommige sectoren juist afneemt. Deze omstandigheden vragen om groot onderhoud en fundamentele vernieuwing van het onderwijsportfolio. 

Onderzoeksvraag
Instellingen werken al continu en langere tijd aan het verbeteren van kwaliteit en het doorontwikkelen van curricula en opleidingen. Het dominante perspectief daarbij is de individuele opleiding. In het licht van de geschetste ontwikkelingen is er echter een nieuwe bril nodig: die van de samenstelling van gehele onderwijsportfolio. Er lijkt behoefte aan een strategische(re) benadering: structureel werk maken van het afwegen, herontwerpen, samenvoegen, uitfaseren of starten van opleidingen. Dit noemen we duurzaam strategisch portfoliomanagement.  

 
Turner onderzocht in dit onderzoek hoe: 

1. onderwijsinstellingen omgaan met portfoliomanagement,  
2. welke uitdagingen en kansen er zijn en,  
3. welke best practices bestaan op het vlak van onderwijsportfoliomanagement.
    

Onderzoeksaanpak
Voor dit onderzoek maakten we gebruik van verschillende kwalitatieve en kwantitatieve analyses. Op basis van literatuur, interviews, case studies en een analyse van ca. 15 opdrachten voor onderwijsinstellingen in het mbo, hbo en wo ontwikkelden we een generiek model voor het portfoliomanagementproces.  
In dit onderzoek creëerden we tevens, op basis van een universeel afwegingskader, en door verschillende openbare bronnen te analyseren. een uitgebreid informatieproduct (Profolio).  Dit informatieproduct biedt de mogelijkheid om opleidingen te kunnen vergelijken binnen één en tussen meerdere instellingen. 

Analyse portfoliomanagement
Uit ons onderzoek op basis van cases zien wij dat het onderwijsportfolio van de meeste instellingen zich organisch heeft ontwikkeld. Het aanbod is ontstaan uit fusies, regionale invloeden, zoals een specifieke behoefte naar afgestudeerden, en/of kansen geïdentificeerd door bevlogen individuen binnen een instelling. Besluitvorming over de ontwikkeling van het portfolio gebeurt vaak ad hoc, zonder vooraf opgesteld afwegingskader, en kent zelden een structureel en duurzaam proces.  

Dit heeft ertoe geleid dat het onderwijsaanbod veelal uitgebreid is met nieuwe opleidingen, en weinig opleidingen heroverwogen worden. Als gevolg hiervan zijn opleidingsportfolio’s niet meer in de gewenste balans en ontbreekt er grip op de benodigde doorontwikkeling. 

Er is een brede urgentie om portfoliomanagement te professionaliseren. Dit is niet enkel ingegeven door de druk op de bedrijfseconomische kant van onderwijsinstellingen; ook het (gepercipieerde) gebrek aan grip op de ontwikkeling van het portfolio speelt een rol.  
Door periodiek en integraal de prestaties van opleidingen en veranderende behoeften van studenten en de arbeidsmarkt in beeld te brengen, kunnen instellingen beter anticiperen op de benodigde ontwikkeling van hun portfolio. Zonder dit proces reageren instellingen vaak te laat—pas als studenten wegblijven of een opleiding structureel verlieslatend is. 

Gesprekken over het portfolio worden tot nu toe (te) vaak gefragmenteerd en gebaseerd op onderbuikgevoelens gevoerd. Inzichten over prestaties en relevantie zijn niet integraal beschikbaar, en het maken van zinvolle vergelijkingen tussen opleidingen is lastig. Daarom is het cruciaal om de informatiepositie van de besluitvormers  structureel te verbeteren en perspectieven samen te brengen, zodat er een gezamenlijk vertrekpunt voor de dialoog over de toekomst van het onderwijsportfolio ontstaat. De nadruk wordt hierbij gelegd op de dialoog binnen de eigen instelling. Daarnaast wordt het belang om het onderwijsaanbod af te stemmen met andere (regionale) aanbieders steeds evidenter, teneinde een duurzaam, toekomstbestendig én doelmatig onderwijsaanbod te creëren in de regio.  

Model voor portfoliomanagement
Op basis van bovenstaande analyse en best practices bij instellingen in het portfoliomanagementproces door instellingen, schetsen wij een universeel model voor het strategisch portfoliomanagement. 

Het model (zie figuur 1) kent 4 belangrijke componenten: 

1. Strategisch portfoliomanagement is een cyclisch strategisch proces. Dat vraagt om een scherpe inrichting, met vaste stappen, tijdlijnen en aansturing. 
2. Een afwegingskader geeft houvast bij maken van keuzes. Het afwegingskader geeft richting aan de gewenste ontwikkeling passend bij de strategie van de instelling, objectiveert en borgt een integrale blik vanuit diverse perspectieven. 
3. Analyse en inzicht zijn nodig om vanuit data te onderbouwen op welke wijze individuele opleidingen zich verhouden tot het afwegingskader. Een pragmatische blik in de analyse leidt tot focus, en dient verder verrijkt te worden met contextuele informatie. 
4. Een resultaatgerichte dialoog biedt ruimte voor het individuele en gezamenlijke belang binnen een instelling.