Consultancy.nl

Haagse Hogeschool verbetert processen samen met Turner en Conclusion

Consultancy.nl schrijft over de opdracht die Turner's Martijn Walvis samen met Jeffrey Koops van Conclusion heeft afgerond. Lees het artikel hier terug:

Haagse Hogeschool verbetert processen samen met Turner en Conclusion

Wat doe je wanneer je als opleiding het idee hebt dat de ondersteuning vanuit het faculteitsbureau beter zou kunnen? Verbetering lijkt ver weg en de onderlinge verhoudingen staan onder druk. De Haagse Hogeschool schakelde een multidisciplinair duo in, bestaande uit Turner-adviseur Martijn Walvis en Conclusion Implementation-adviseur Jeffrey Koop.

Aan de faculteit Social Work & Education van de Haagse Hogeschool studeren meer dan 2.000 studenten sociaal werk, pedagogiek en pabo. Ook wordt er onderzoek gedaan naar thema’s als wereldwijd onderwijs en diversiteit in het onderwijs.

Aan het faculteitsbureau de taak om het onderwijs en onderzoek te ondersteunen. Onder de onderwijzende en onderwijsondersteunende medewerkers leefde echter het gevoel dat zaken een stuk effectiever en efficiënter georganiseerd konden worden, wat ook zijn weerslag had op de verhoudingen tussen het faculteitsbureau en het onderwijspersoneel.

Ook leidde de situatie tot extra werkdruk, wat het nog eens lastiger maakte om de tijd vrij te maken om de problemen op te lossen. Oftewel: er was sprake van een vicieuze cirkel, die de faculteit uiteraard graag wilde doorbreken. Om daarbij te helpen werd de hulp ingeschakeld van Martijn Walvis, adviseur bij Turner, en Jeffrey Koop, Business Consultant bij Conclusion Implementation.

20 mailtjes per probleem

“Ik heb gevraagd om de onderwijsondersteunende processen en de knel- en verbeterpunten per proces daarbij in kaart te brengen”, vertelt Rob Soekhlal, interim-manager van het faculteitsbureau. “Samen met alle betrokkenen, dus zowel de docenten als het onderwijsondersteunend personeel. Want veel problemen ontstaan door onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden, is mijn ervaring.”

Dat kan pabo-docent Christian Brouwer beamen. Als lid van de toets- en examencommissie werkt hij veel samen met het faculteitsbureau: “Het oplossen van relatief kleine problemen kost al snel 20 mailtjes. Denk aan een student die zich voor het verkeerde tentamen heeft ingeschreven of na de inzagetermijn alsnog een toets wil inzien. Doordat het niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk draagt, creëren we steeds weer onze eigen problemen. En zo wordt de student van het kastje naar de muur gestuurd.”

Herkenbaar, ook voor pabo-docent Christian Brouwer. Als lid van de toets- en examencommissie werkt hij veel samen met het faculteitsbureau: “Het oplossen van relatief kleine problemen kost al snel 20 mailtjes. Denk aan een student die zich voor het verkeerde tentamen heeft ingeschreven of na de inzagetermijn alsnog een toets wil inzien. Doordat het niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk draagt, creëren we steeds weer onze eigen problemen. En zo wordt de student van het kastje naar de muur gestuurd.”

Eén totaaloverzicht

Om dergelijke knelpunten te identificeren, brachten Walvis en Koop in digitale workshops met docenten, hun teamleiders en medewerkers van het faculteitsbureau de processen in kaart. Door dit gezamenlijk te doen met alle betrokken medewerkers werden ook de gemeenschappelijke knelpunten inzichtelijk. Zo wordt niet alleen het proces verbeterd, maar ook de onderlinge samenwerking.

Uiteindelijk werden de uitkomsten samengebracht in een procesmodel: één totaaloverzicht van de dienstverlening van het faculteitsbureau. “Doordat zowel onderwijsondersteunend als onderwijzend personeel betrokken waren bij de werksessies, kunnen beide partijen zich herkennen in de weergave van de processen en de geformuleerde knelpunten”, aldus Soekhlal. “Dat is belangrijk, want zo kunnen ons allemaal committeren aan de manier van werken en aan het potentieel aan verbeteringen dat we zien.”

“We krijgen er effectievere en efficiëntere processen voor terug. En – daar gaat het ons uiteindelijk om – we helpen studenten beter.”

Rob Soekhlal, interim-directeur faculteitsbureau

Examinering onder de loep

Een van de processen waar al gauw het nodige mis bleek te gaan was het toetsing- en examineringproces. Aangezien dit juist zo’n belangrijk proces is zoomde het team hier verder op in. Samen met alle betrokkenen werden de problemen, oorzaken daarvan en mogelijke oplossingen onder de loep genomen.

“Martijn en Jeffrey hebben dit heel grondig aangepakt”, blikt Brouwer terug. “Bij elk probleem gingen ze door op de waarom-vraag. Zo kwamen we erachter dat verschillende problemen steeds dezelfde grondoorzaak hadden. En dat er ook problemen waren met meerdere grondoorzaken. Heel verhelderend.”

Alle thema’s, knelpunten, grondoorzaken, verbeterideeën, acties en verantwoordelijkheden werden gebundeld in een verbeterlijst, die een soort verbeterplan vormde voor dit proces.

“Veel problemen bleken verrassend simpel op te lossen”, vertelt Brouwer. “Laten we studenten een instructiefilmpje meesturen voor het inschrijven van tentamens. Of: laten we de inzagetermijn voor toetsen ook in onze jaarkalender opnemen. Maar natuurlijk zijn er ook lastigere dossiers, waar je nieuw beleid voor moet maken.”

Zo vroegen de fraudedetectie en online toetsing om extra aandacht. Brouwer: “Hoe zorgen we ervoor dat docenten de juiste stappen kennen om plagiaat te herkennen? Welke stappen neemt een docent die plagiaat vermoedt? Wanneer heb je een meldplicht? En als het gaat om online toetsen: wanneer zet je als docent welke toetsvorm in? Wat kun je aan gespecialiseerde software overlaten – en wat niet? Nu we weer overzicht hebben, kunnen we heel gericht beleid maken hiervoor.”

Waardevolle investering

Op deze manier werden met alle betrokkenen alle processen doorgenomen. Dat vergde uiteraard even een flinke investering. “Ja, we hebben veel tijd gestoken om alle processen door te ploegen”, onderkent Soekhlal. “En ja, dat leverde natuurlijk extra belasting op voor alle betrokkenen. Maar het is een investering die ons allemaal gaat helpen. We krijgen er effectievere en efficiëntere processen voor terug. En – daar gaat het ons uiteindelijk om – we helpen studenten beter.”

Ook Brouwer is ervan overtuigd dat de investering zichzelf terugverdient. “Na 28 jaar in het onderwijs ben ik nogal sceptisch geworden over verbetertrajecten. Te vaak kost het mij als docent inderdaad heel veel tijd en levert het oppervlakkige inzichten op. Martijn en Jeffrey hebben juist keihard gewerkt, zodat wij ontlast werden. Elke meeting lag er een goed stuk waarmee wij aan het werk konden. En aan het einde pakten ze steeds de regie weer terug. Dat werkte heel prettig.”

Walvis en Koop blikken dan ook tevreden terug op de gezamenlijke opdracht. “Ontzettend leuk om te horen hoe Rob en Christian de samenwerking hebben ervaren”, geeft Walvis aan. “Het is elke keer weer gaaf om te zien hoe je, door samen de inhoud in te duiken, ook meer onderling begrip en vertrouwen creëert.”

“Multidisciplinair samenwerken heeft zich wederom bewezen”, voegt Koop toe. “Gaaf om te zien hoe het bij elkaar brengen van verschillende perspectieven heeft geleid tot gezamenlijke oplossingen.”

Het artikel lees je ook terug op consultancy.nl

Alle nieuwsberichten over onderwijs

Onderwijs
Alexander Bruinsma

“Inclusief leiderschap”

The more inclusive and diverse, the more powerful the organization. Ter ere van Internationale Vrouwendag organiseerde de Erasmus Universiteit het seminar ‘What it takes’, naar het gelijknamige boek van één van ‘s werelds meest succesvolle voetbalcoaches Sarina Wiegman en Turner partner Jeroen Visscher.

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

Slimmer academisch jaar

De werkdruk aan universiteiten is alarmerend hoog. Het meerendeel van het wetenschappelijk personeel ervaart veel tot zeer veel werkdruk. Een korter academisch jaar lijkt een oplossing om werkdruk te verminderen. Maar is een korter academisch jaar ook een slimmer academisch jaar?

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

Christelijke Onderwijs Groep

‘De koers neerzetten, kaders maken, medewerkers meenemen én de vaart erin houden’ – Cora Vinke, directeur van het Dulon College leidt een ambitieuze transformatie in het COG-mbo-onderwijs. Hierbij ligt de nadruk op flexibele leerpaden voor studenten om een eigen traject uit te stippelen. Met de inzichten van Turner Jasmijn Wijn over de uitdagingen bij strategie-executie, wint dit initiatief aan kracht, bevordert het de eenheid van belanghebbenden en brengt het onderwijshervormingen in gang. Cora Vinke en Jasmijn Wijn over COG-mbo’s succesvolle aanpak in flexibilisering in het onderwijs.

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

LLO Versneller

De LLO Versneller: van ambitie naar resultaat! Het onderwijs staat voor grote maatschappelijke uitdagingen: krimpende studentenaantallen, flexibilisering en personalisering van opleidingen en de opkomst van Leven Lang Ontwikkelen (LLO). Hoewel LLO een belangrijke pijler is geworden in de strategieën van onderwijsinstellingen, worstelen velen met het concretiseren van hun plannen.

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

Hoe maken we werk van Leven Lang Ontwikkelen?

Leven Lang Ontwikkelen (LLO) moet een belangrijke rol gaan spelen als smeermiddel voor de arbeidsmarkt. Maar hoe staat het ervoor met LLO? Wat zijn de hobbels op weg naar volwassenwording? Eind maart bogen tien mbo-bestuurders en -directeuren zich op uitnodiging van Turner over de toekomst van LLO in het MBO.

Lees meer »
Artificial Intelligence
Alexander Bruinsma

AI in het onderwijs: ‘Je kunt morgen aan de slag’

Natuurlijk zitten er haken en ogen aan het gebruik van artificiële intelligentie (AI) in het onderwijs, maar de snelle opkomst van ChatGPT en andere platforms dwingt onderwijsinstellingen serieus na te denken hoe ze deze nieuwe technologie gaan gebruiken.

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht wilde onderwijs en onderzoek beter vervlechten met een focus op vier expertisegebieden. Om een doorbraak te realiseren in de wijze waarop de expertisegebieden functioneerden, werkten de HU en Turner samen aan een nieuwe kennis- en innovatieagenda.

Lees meer »
Onderwijs
Cor Barelds

Hoe organiseer je Leven Lang Ontwikkelen in het MBO

Mbo-scholen zijn onmisbaar als we de crisis op de arbeidsmarkt willen oplossen. Er liggen grote kansen op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen (LLO), waarmee vraag en aanbod op de arbeidsmarkt veel beter op elkaar afgestemd kunnen worden. Maar hoe doe je dat, succesvol en duurzaam LLO-activiteiten opzetten?

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

Leven lang ontwikkelen gaat het onderwijs Transformeren

Het idee van Leven Lang Ontwikkelen (LLO) heeft de wind volop in de rug. Nu de aanvraag voor de Nationale LLO Katalysator bij het Nationaal Groeifonds is toegekend, komt er veel ruimte vrij voor investeringen. Dat zal op termijn een gigantische impact hebben, niet alleen op de vernieuwingen in het onderwijs, maar ook op de arbeidsmarkt en de economie. Turner voelt zich aangesproken door deze maatschappelijke ambitie en staat te trappelen om een bijdrage te leveren aan de strategie-executie.

Lees meer »
Onderwijs
Cor Barelds

Nationaal Onderwijs Lab

Het Nationaal Onderwijs Lab AI (NOLAI), gefinancierd door het Nationaal Groeifonds, is mondiaal de grootste publieke investering op het gebied van AI en onderwijs. Geen enkel ander land heeft tachtig miljoen uitgetrokken voor een lab dat gespecificeerd AI gaat doen voor het basis- en het voortgezet onderwijs.

Lees meer »
Onderwijs
Alexander Bruinsma

Turner trots op honorering van de twee aanvragen Nationaal Groeifonds

De twee aanvragen bij het Nationaal Groeifonds waarbij Turner als ondersteunende partij betrokken is geweest, zijn toegekend. Zowel de aanvraag voor de Nationale LLO Katalysator als die voor de Digitaliseringsimpuls NL is door de commissie onder leiding van Jeroen Dijsselbloem positief beoordeeld. Dat opent veelbelovende perspectieven voor de toekomst van Nederland als kennisland.

Lees meer »

Contact

We leren je graag kennen. Neem contact op voor een kennismaking.

Huize de Boom
Arnhemseweg 107
3832 GK Leusden

Telefoon: +31 (0)33 – 285 93 00
Email: info@turner.nl

BLIJF OP DE HOOGTE