Consultancy.nl

Haagse Hogeschool verbetert processen samen met Turner en Conclusion

Consultancy.nl schrijft over de opdracht die Turner's Martijn Walvis samen met Jeffrey Koops van Conclusion heeft afgerond. Lees het artikel hier terug:

Haagse Hogeschool verbetert processen samen met Turner en Conclusion

Wat doe je wanneer je als opleiding het idee hebt dat de ondersteuning vanuit het faculteitsbureau beter zou kunnen? Verbetering lijkt ver weg en de onderlinge verhoudingen staan onder druk. De Haagse Hogeschool schakelde een multidisciplinair duo in, bestaande uit Turner-adviseur Martijn Walvis en Conclusion Implementation-adviseur Jeffrey Koop.

Aan de faculteit Social Work & Education van de Haagse Hogeschool studeren meer dan 2.000 studenten sociaal werk, pedagogiek en pabo. Ook wordt er onderzoek gedaan naar thema’s als wereldwijd onderwijs en diversiteit in het onderwijs.

Aan het faculteitsbureau de taak om het onderwijs en onderzoek te ondersteunen. Onder de onderwijzende en onderwijsondersteunende medewerkers leefde echter het gevoel dat zaken een stuk effectiever en efficiënter georganiseerd konden worden, wat ook zijn weerslag had op de verhoudingen tussen het faculteitsbureau en het onderwijspersoneel.

Ook leidde de situatie tot extra werkdruk, wat het nog eens lastiger maakte om de tijd vrij te maken om de problemen op te lossen. Oftewel: er was sprake van een vicieuze cirkel, die de faculteit uiteraard graag wilde doorbreken. Om daarbij te helpen werd de hulp ingeschakeld van Martijn Walvis, adviseur bij Turner, en Jeffrey Koop, Business Consultant bij Conclusion Implementation.

20 mailtjes per probleem

“Ik heb gevraagd om de onderwijsondersteunende processen en de knel- en verbeterpunten per proces daarbij in kaart te brengen”, vertelt Rob Soekhlal, interim-manager van het faculteitsbureau. “Samen met alle betrokkenen, dus zowel de docenten als het onderwijsondersteunend personeel. Want veel problemen ontstaan door onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden, is mijn ervaring.”

Dat kan pabo-docent Christian Brouwer beamen. Als lid van de toets- en examencommissie werkt hij veel samen met het faculteitsbureau: “Het oplossen van relatief kleine problemen kost al snel 20 mailtjes. Denk aan een student die zich voor het verkeerde tentamen heeft ingeschreven of na de inzagetermijn alsnog een toets wil inzien. Doordat het niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk draagt, creëren we steeds weer onze eigen problemen. En zo wordt de student van het kastje naar de muur gestuurd.”

Herkenbaar, ook voor pabo-docent Christian Brouwer. Als lid van de toets- en examencommissie werkt hij veel samen met het faculteitsbureau: “Het oplossen van relatief kleine problemen kost al snel 20 mailtjes. Denk aan een student die zich voor het verkeerde tentamen heeft ingeschreven of na de inzagetermijn alsnog een toets wil inzien. Doordat het niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk draagt, creëren we steeds weer onze eigen problemen. En zo wordt de student van het kastje naar de muur gestuurd.”

Eén totaaloverzicht

Om dergelijke knelpunten te identificeren, brachten Walvis en Koop in digitale workshops met docenten, hun teamleiders en medewerkers van het faculteitsbureau de processen in kaart. Door dit gezamenlijk te doen met alle betrokken medewerkers werden ook de gemeenschappelijke knelpunten inzichtelijk. Zo wordt niet alleen het proces verbeterd, maar ook de onderlinge samenwerking.

Uiteindelijk werden de uitkomsten samengebracht in een procesmodel: één totaaloverzicht van de dienstverlening van het faculteitsbureau. “Doordat zowel onderwijsondersteunend als onderwijzend personeel betrokken waren bij de werksessies, kunnen beide partijen zich herkennen in de weergave van de processen en de geformuleerde knelpunten”, aldus Soekhlal. “Dat is belangrijk, want zo kunnen ons allemaal committeren aan de manier van werken en aan het potentieel aan verbeteringen dat we zien.”

“We krijgen er effectievere en efficiëntere processen voor terug. En – daar gaat het ons uiteindelijk om – we helpen studenten beter.”

Rob Soekhlal, interim-directeur faculteitsbureau

Examinering onder de loep

Een van de processen waar al gauw het nodige mis bleek te gaan was het toetsing- en examineringproces. Aangezien dit juist zo’n belangrijk proces is zoomde het team hier verder op in. Samen met alle betrokkenen werden de problemen, oorzaken daarvan en mogelijke oplossingen onder de loep genomen.

“Martijn en Jeffrey hebben dit heel grondig aangepakt”, blikt Brouwer terug. “Bij elk probleem gingen ze door op de waarom-vraag. Zo kwamen we erachter dat verschillende problemen steeds dezelfde grondoorzaak hadden. En dat er ook problemen waren met meerdere grondoorzaken. Heel verhelderend.”

Alle thema’s, knelpunten, grondoorzaken, verbeterideeën, acties en verantwoordelijkheden werden gebundeld in een verbeterlijst, die een soort verbeterplan vormde voor dit proces.

“Veel problemen bleken verrassend simpel op te lossen”, vertelt Brouwer. “Laten we studenten een instructiefilmpje meesturen voor het inschrijven van tentamens. Of: laten we de inzagetermijn voor toetsen ook in onze jaarkalender opnemen. Maar natuurlijk zijn er ook lastigere dossiers, waar je nieuw beleid voor moet maken.”

Zo vroegen de fraudedetectie en online toetsing om extra aandacht. Brouwer: “Hoe zorgen we ervoor dat docenten de juiste stappen kennen om plagiaat te herkennen? Welke stappen neemt een docent die plagiaat vermoedt? Wanneer heb je een meldplicht? En als het gaat om online toetsen: wanneer zet je als docent welke toetsvorm in? Wat kun je aan gespecialiseerde software overlaten – en wat niet? Nu we weer overzicht hebben, kunnen we heel gericht beleid maken hiervoor.”

Waardevolle investering

Op deze manier werden met alle betrokkenen alle processen doorgenomen. Dat vergde uiteraard even een flinke investering. “Ja, we hebben veel tijd gestoken om alle processen door te ploegen”, onderkent Soekhlal. “En ja, dat leverde natuurlijk extra belasting op voor alle betrokkenen. Maar het is een investering die ons allemaal gaat helpen. We krijgen er effectievere en efficiëntere processen voor terug. En – daar gaat het ons uiteindelijk om – we helpen studenten beter.”

Ook Brouwer is ervan overtuigd dat de investering zichzelf terugverdient. “Na 28 jaar in het onderwijs ben ik nogal sceptisch geworden over verbetertrajecten. Te vaak kost het mij als docent inderdaad heel veel tijd en levert het oppervlakkige inzichten op. Martijn en Jeffrey hebben juist keihard gewerkt, zodat wij ontlast werden. Elke meeting lag er een goed stuk waarmee wij aan het werk konden. En aan het einde pakten ze steeds de regie weer terug. Dat werkte heel prettig.”

Walvis en Koop blikken dan ook tevreden terug op de gezamenlijke opdracht. “Ontzettend leuk om te horen hoe Rob en Christian de samenwerking hebben ervaren”, geeft Walvis aan. “Het is elke keer weer gaaf om te zien hoe je, door samen de inhoud in te duiken, ook meer onderling begrip en vertrouwen creëert.”

“Multidisciplinair samenwerken heeft zich wederom bewezen”, voegt Koop toe. “Gaaf om te zien hoe het bij elkaar brengen van verschillende perspectieven heeft geleid tot gezamenlijke oplossingen.”

Het artikel lees je ook terug op consultancy.nl

Alle nieuwsberichten over onderwijs

Onderwijs
mkan

Het verhaal van Turner en MBO Amersfoort

We mogen ons dit jaar het nummer 1 strategie-adviesbureau noemen en hebben de hoogste klanttevredenheid van alle adviesbureaus. Wat schuilt achter deze prestatie van ons en onze opdrachtgevers? In de serie ‘Het verhaal achter de prestatie’ gaan we in gesprek met directeur van de trekker van een Leven Lang Ontwikkelen van MBO Amersfoort, Ruud Mols. Hoe heeft Turner geholpen om de educatie van beroepsprofessionals een boost te geven?

Lees meer »
Artificial Intelligence
mkan

Werkgroep Onderwijs: de quadrupel helix in actie

Turner heeft zich verbonden aan de Nederlandse AI Coalitie (NL AIC). Eind 2020 is Turner’s Jeroen Visscher de werkgroep Onderwijs gestart, waarin onderwijs, onderzoek en overheid zich samenwerken om AI zinvol in te zetten ten gunste van studenten en docenten. De werkgroep startte dan ook met een serie ronde tafel sessies, samen met docenten en studenten. Hoe is dat gegaan? En wat heeft dat opgeleverd?​

Lees meer »
Artificial Intelligence
mkan

Opening Maand van de AI in het Onderwijs

De Nederlandse AI Coalitie (NL AIC) is mede-organisator van de Maand van de AI in het Onderwijs. De maand juni staat dan ook bomvol (online) evenementen om de bewustwording van AI in het onderwijs te vergroten. Tijdens de openingssessie kwamen de belangrijkste onderwerpen aan bod.

Lees meer »
Artificial Intelligence
mkan

Juni, de Maand van de AI in het Onderwijs

Jeroen Visscher leidt binnen de Nederlandse AI Coalitie de Werkgroep Onderwijs. In juni organiseert de werkgroep de Maand van de AI in het Onderwijs. Samen met SURF en Het Versnellingsprogramma staat er nu een tjokvol programma over kunstmatige intelligentie in het onderwijs.​

Lees meer »
Onderwijs
mkan

Het verhaal van Turner en Noorderpoort

We mogen ons dit jaar het nummer 1 strategie-adviesbureau noemen en hebben de hoogste klanttevredenheid van alle adviesbureaus. Wat schuilt er achter deze prestatie, van ons en onze opdrachtgevers? In de serie ‘Het verhaal achter de prestatie’ brengen we de teamprestatie van Noorderpoort en Turner in beeld. Hoe hebben we Noorderpoort geholpen haar strategische koers richting 2035 te bepalen? Een 100% digitaal traject, mede vanwege de corona-pandemie.​

Lees meer »
Artificial Intelligence
mkan

Nederlandse AI Coalitie | FeedbackFruits: Realtime leren in schrijfopdrachten

Jeroen Visscher leidt binnen de Nederlandse AI Coalitie de Werkgroep Onderwijs. Daar komen al mooie dingen uit voort, zoals FeedbackFruits. Deze Edtech scale-up biedt een AI-oplossing waarmee studenten in het hoger onderwijs automatisch feedback krijgen op hun schrijfwerk. Dit moet de werkdruk van docenten verlagen en het inzicht van studenten verbeteren. Maar hoe bewijs je dat precies? Daar gaat de Werkgroep Onderwijs mee aan de slag. ​

Lees meer »
Onderwijs
mkan

Het verhaal van Turner en Haagse Hogeschool

We mogen ons dit jaar het nummer 1 strategie-adviesbureau noemen en hebben de hoogste klanttevredenheid van alle adviesbureaus. Wat schuilt er achter deze prestatie, van ons en onze opdrachtgevers? In de serie ‘Het verhaal achter de prestatie’ gaan we in gesprek met Rob Soekhlal interim-manager van het faculteitsbureau, en met Christian Brouwer, docent aan de pabo. Hoe heeft Turner geholpen om de samenwerking tussen onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel te verbeteren? En wat levert dat op voor de student?

Lees meer »

Contact

We leren je graag kennen. Neem contact op voor een kennismaking.

Huize de Boom
Arnhemseweg 107
3832 GK
Leusden

Telefoon: +31 (0)33 – 285 93 00
Email: info@turner.nl