Relevanter dan ooit: tijd om werk te maken van onderwijs portfoliomanagement

Het middelbaar beroeps- en hoger onderwijs staat onder druk. Demografische krimp, teruglopende studentaantallen, bezuinigingen vanuit Den Haag en een veranderende maatschappij en arbeidsmarkt. Het dwingt instellingen hun portfolio van opleidingen door te ontwikkelen om betaalbaar en relevant onderwijs aan hun regio’s te blijven bieden. Dat vraagt om scherp zicht op waar je opleidingen staan en hoe ze zich verhouden tot ontwikkelingen in hun omgeving en de missie van de instelling. En dan aan de slag: het opleidingenportfolio van mbo- en hbo-instellingen en universiteiten heeft de komende jaren groot onderhoud nodig om duurzaam als de motor van de maatschappij en economie te blijven fungeren. Het onderhouden van een portfolio is een strategisch proces, gevoed door inzichten om gefundeerde, integrale keuzes te maken over starten, doorontwikkelen en uitfaseren van opleidingen. Om daarbij te helpen introduceert Turner een nieuw product: Profolio. Profolio is een tool die integraal inzicht biedt in de prestaties en relevantie van het portfolio van instellingen, en biedt handelingsperspectief om duurzaam door te ontwikkelen. Zo ontstaat een objectief vertrekpunt voor een constructieve, resultaatgerichte portfoliodialoog. Tjalle Hoekstra en Jasper Engelbert delen hun ervaringen met portfoliomanagement binnen onderwijsinstellingen en leggen het idee uit. 

Instellingen moeten aan de slag met hun portfolio, nu meer dan ooit 

Het mbo en het hbo staan voor een aantal interessante uitdagingen. Het grootste deel van ons land heeft te maken met een krimp van het aantal studenten. Met de huidige bekostigingssystematiek komt daarmee de betaalbaarheid van relatief kleine opleidingen nog verder onder druk te staan. Ook hoge uitval en (veel) langstudeerders zorgen voor financiële uitdagingen. Recente bezuinigingen doen daar nog een schepje bovenop. Daarnaast verandert de arbeidsmarkt onder invloed van transities. Dat heeft verschillende oorzaken: technische ontwikkelingen en klimaatproblematiek, maar ook vergrijzing heeft invloed op de noodzakelijke competenties en vaardigheden op de arbeidsmarkt. Er ontstaan nieuwe beroepen en de behoefte aan personeel in bepaalde sectoren groeit, terwijl die in andere daalt. 

Leven Lang Ontwikkelen (LLO) is één van de antwoorden op deze ontwikkeling: door werkende professionals up to date te houden en op-, bij- en om te scholen. Maar ook de toekomstige arbeidsmarktbetreders hebben de komende jaren andere competenties nodig dan nu en 5 jaar geleden.  Deze uitdagingen zijn vanzelfsprekend niet nieuw, opleidingen en instellingen werken al sinds mensenheugenis aan het verbeteren van kwaliteit, het doorontwikkelen van curricula, en verbeteren van de efficiëntie van processen.   

De komende periode vraagt echter ook om wat anders, want de huidige omstandigheden lijken een “perfect storm”. Om als instelling deze ‘storm’ het hoofd te bieden moet ook met een meer strategische bril naar het portfolio van opleidingen worden gekeken. Weeg af welke opleidingen moeten worden gestart, herontworpen en doorontwikkeld, opnieuw gestructureerd, samengevoegd, uitgewisseld met collega’s, of heroverwogen en uitgefaseerd. Hier structureel werk van maken noemen we portfoliomanagement. Maar waar moet je beginnen, en hoe richt je dat in?  

Organische groei en ad hoc beslissen 

Eigenlijk moeten we nog een stapje terug om die vraag te kunnen beantwoorden, zegt adviseur Tjalle Hoekstra van Turner. Hoekstra en zijn collega Jasper Engelbert, die beiden al jaren onderwijsinstellingen helpen met het inrichten van portfoliomanagement, worden regelmatig door onderwijsinstellingen gevraagd advies te geven over dit type vraagstukken. ‘Onderwijsinstellingen zijn vaak organisch gegroeid’, zegt Tjalle. ‘Welke opleidingen worden aangeboden is vaak een kwestie van traditie, ontstaan uit vele fusies of is in het verleden beïnvloed door de regio waar de instelling was gevestigd. En de praktijk laat zien dat er in de afgelopen jaren vooral veel opleidingen, opleidingsvormen en cross-overs bij zijn gekomen. Dat kon ook, in tijden van relatieve financiële ruimte.’ 

Het gevolg van de relatieve stabiliteit uit het verleden is dat veel instellingen geen goed proces of afwegingskader hebben ontwikkeld om na te denken over de verschillende opleidingen die worden aangeboden of gestart, vervolgt Tjalle. ‘Als er belangrijke wijzigingen werden doorgevoerd, of een nieuwe opleiding werd toegevoegd, bijvoorbeeld in de techniek of de zorg, was er meestal een expert in het vakgebied die het voortouw nam. Dat werkte prima, want dat zijn zonder uitzondering bevlogen, kundige en enthousiaste mensen. Maar van een duurzaam en strategisch proces is zelden sprake geweest. Veel instellingen zijn reactief. Ze zijn bovendien vaak afhankelijk van deze enthousiaste eenlingen. Periodiek integraal afwegen is eigenlijk maar zelden aan de orde. 

Tijd om te professionaliseren 

Bij veel instellingen valt het kwartje dat het professionaliseren van portfoliomanagement nodig is. Dat is een noodzakelijke voorwaarde om vooruit te kunnen kijken en snel te kunnen anticiperen op veranderingen, zowel intern als extern. Het stelt je in staat voortdurend in de gaten te houden hoe je gehele portfolio en de verschillende opleidingen daarbinnen presteren, en hoe de behoeften van (toekomstige) studenten en de arbeidsmarkt veranderen. Zo’n proces helpt onderwijsinstellingen niet alleen de behoefte aan nieuwe opleidingen in kaart te brengen, maar ook bestaande opleidingen te beoordelen en te anticiperen. ‘Instellingen zonder duurzaam portfoliomanagement reageren vaak te ad hoc’, zegt Jasper. ‘Zij grijpen pas in als de studenten wegblijven of de opleiding al verlieslatend is. Of ze komen pas in actie als de eerdergenoemde enthousiaste eenling een idee heeft voor een nieuwe opleiding. Dat is echter een riskante strategie. Instellingen zouden de verantwoordelijkheid moeten nemen verder over de bal te kijken, want door alleen te rekenen op individuen die je al in huis hebt, weet je niet wat je niet weet.’ 

Met behulp van duurzaam, periodiek portfoliomanagement kun je eerder anticiperen op ontwikkelingen. Jasper: ‘Als je dat goed inricht, kun je nu al vorm gaan geven aan 

wat de regio over tien jaar nodig heeft. En dat is niet zonder reden: er gaan wel een paar jaar overheen voordat een opleiding zich heeft uitontwikkeld en haar eerste studenten starten, en dan duurt het zo nog 5/6 jaar eer zij impactvol actief zijn op de arbeidsmarkt.’ 

Een scherpe blik op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de demografie van de markt in en om een bepaalde regio helpt onderwijsinstellingen ook beslissingen te nemen over het bijsturen van bestaande opleidingen en het inrichten van LLO. ‘We hoeven geen pleidooi meer te houden voor Leven Lang Ontwikkelen, we hebben in Nederland inmiddels onderkend dat dit belangrijk is’, zegt Tjalle. ‘Dat betekent wel dat we steeds in de gaten moeten hebben waar tekorten op de arbeidsmarkt dreigen te ontstaan, waar de hoeveelheid werk juist terugloopt en welke kennis en vaardigheden mensen willen en moeten ontwikkelen voor de arbeidsmarkt.  Ook in het licht van de transities waar we onderdeel van zijn en vorm aan geven.