Slimmer inkoopproces voor lesmateriaal

Hout- en Meubileringscollege

Het Hout- en Meubileringscollege (HMC) is een gespecialiseerde vakschool voor hout, meubel en interieur met locaties in Amsterdam en Rotterdam. Het HMC leidt elk jaar zo’n 4.000 studenten op tot bevlogen, creatieve en ondernemende vakmensen voor hun toekomst en voor haar branches. Het HMC groeit en een professionaliseringsslag in de bedrijfsvoering is nodig om de hogere instroom van studenten op te vangen. De directeur bedrijfsvoering vroeg Turner om hulp bij het onderwerp dat hoog  op de agenda staat: de ‘winkels’. 

 

Grip op de 'winkels'

In die winkels op de opleidingslocaties kunnen docenten en studenten materialen inkopen voor hun studieprojecten (meubels, maquettes etc.). Zonder winstoogmerk, zodat het voor studenten betaalbaar en haalbaar blijft om hun droomprojecten te maken. Toch moet het ook haalbaar en betaalbaar blijven voor de onderwijsinstelling zelf. Er was grip nodig op de financiën en het inkoopproces van deze winkels. Maar waar begin je precies?

“Met deze nieuwe manier van werken houden we het beheersbaar voor ons als organisatie en betaalbaar voor de student.”

– Marga Severs, Directeur Bedrijfsvoering

Een kort en krachtig traject

 

Samen met de pas aangestelde inkoopadviseur zetten we een kort en krachtig traject op om tot een concreet plan van aanpak te komen. In vier weken hebben we met alle betrokkenen inzicht gecreëerd en zijn we gestart met de uitvoering van concrete verbeteringen.

  • Na een eerste inventarisatie bij betrokken locatiemanagers, winkelbeheerders, financiële afdeling etc. maakten onze organisatieadviseurs een overzicht. In een eerste werksessie presenteerden zij alle processen, rollen, verantwoordelijkheden en verbeterpunten rond de winkels. Deelnemers gingen vervolgens aan de slag: wat zijn de belangrijkste oorzaken en hoe kunnen we die verbeterpunten oplossen? Door eerlijkheid, openheid en veiligheid in de groep ontstaat er vertrouwen in elkaar. Door het gezamenlijke doel voor ogen te houden – de winkels betaalbaar en haalbaar houden – maakt de groep grote stappen.
  • In een tweede sessie presenteerden onze organisatieadviseurs vijf speerpunten richting geven in het uitvoeren van de verbeteringen. Elk speerpunt krijgt een eigenaar, die het speerpunt meteen vertaalt naar concrete acties. Zo ligt er na vier weken een compleet plan klaar en kan de groep direct starten met de uitvoering ervan.

Concrete verbeteringen

De verbeteringen die het Hout- en Meubileringscollege doorvoert zijn heel concreet:

  • Verbeteren bestelprocedure. Door de bestelprocedure te verbeteren voor zowel studenten als docenten zal het proces van inkopen en de financiële afhandelingen efficiënter verlopen
  • Professionaliseren inkoop. Het professionaliseren van het inkoopbeleid en het comprimeren van het assortiment voor de winkels om een kwaliteitsslag te maken in het inkoopproces
  • Verbeteren van voorraadbeheer en -registratie. Verbeteren van voorraadbeheer en registratie van de winkels met als doel inzicht in beschikbare voorraden, effectief benutten van voorraadlocaties en de inzet van medewerkers
  • Stroomlijn van administratie. Verbeteren van administratie met als doel inzicht te geven in de goederen stromen, slimmer in te kopen en de administratieve inspanningen te beperken.
  • Begeleiden van de verandering. Leiden van het verbeterprogramma, met als doel het uitvoeren van de geplande acties om het beoogde resultaat te behalen.