Batenmanagement: wat levert het op?

Vier harde succesfactoren in batenmanagement

1. Maak batenmanagement een expliciet onderdeel van het project. Zorg voor bewustwording en commitment. Maak afspraken over de te realiseren baten als onderdeel van de businesscase-fase. Vraag het lijnmanagement concreet om toezeggingen. Bespreek scenario’s wanneer baten niet gehaald worden.

Werk actief aan het zichtbaar maken én houden van de baten van een project. Blijf daarbij kritisch en organiseer bewust je eigen tegenspraak. Afspraken over te realiseren baten moeten al bij de onderhandelingen rondom goedkeuring van de businesscase expliciet aan bod komen: welke resultaten verwacht het topmanagement precies terug te zien in ruil voor de investering?

Voordat het project eenmaal van start gaat, is het essentieel om expliciet commitment van het lijnmanagement te verkrijgen voor het realiseren van de afgesproken baten uit de businesscase. Het management moet structureel het gesprek voeren over hoe deze baten gerealiseerd gaan worden. Bedenk wat het niet-realiseren van de baten voor gevolgen kan hebben: welke scenario’s levert dit op? Zet het project zo op dat het realiseren van baten expliciet aandacht krijgt binnen de projectscope. Zorg er bovendien voor dat baten snel zichtbaar worden in een traceerbaarheidsmatrix, dat motiveert.

Marco Bobbeldijk, senior manager commercial P&C, Achmea: ‘Vooraf een psychologische check-in bij het aangaan van een business case is een must. Wat gebeurt er als we de baten niet realiseren? Wat zijn dan onze scenario’s?’  

2. Zorg voor duidelijk bateneigenaarschap. Wijs een bateneigenaar aan met expliciet mandaat. Eigenaarschap hoort bij een rol, niet bij een persoon, zodat wisselingen geen excuus vormen voor verwaarlozing van batenmanagement.

In de publicatie Strategie = Executie wordt de rol van de bateneigenaar benadrukt als cruciaal voor het succes van strategie-executie. ”Als je íets goed moet regelen, is het wie de eigenaar is van de specifiek te realiseren baten.”

Het moet altijd duidelijk blijven welke rol verantwoordelijk is voor batenmanagement, ook als de projectorganisatie wordt opgeheven en de lijnorganisatie weer in charge komt. Batenrealisatie dient onderdeel te zijn van de prestatieafspraken.

Boris van der Gijp (Directeur Achmea Real Estate): ‘Personeelswisselingen of nieuw management worden vaak aangevoerd als excuus voor het niet realiseren van de baten.’

3. Zorg voor structurele monitoring en evaluatie. Ontwerp vooraf een helder meetsysteem inclusief financiële en compliance-aspecten. Rapporteer periodiek, en zorg voor een doorlopend gesprek binnen het MT. Betrek Finance of Business Control hierbij.

Als kpi’s en baten niet concreet worden gemeten, verdwijnen ze uit het zicht. Ontwerp van tevoren een meetsysteem voor batenmonitoring en -evaluatie, en neem daarin ook financiële aspecten, compliance-aspecten en andere risico’s in mee. Rapporteer de baten periodiek terug, en maak je er niet vanaf door in zijn algemeenheid te verwijzen naar mogelijke toekomstige baten. Het moet een doorlopend gesprek zijn aan de MT-tafel. Betrek collega’s Finance of Business Control bij de opzet en sturing na de implementatie. Zij beschikken over de nodige kennis en kunnen zo nodig bijsturing van het project mede-organiseren.

Vincent Maudire, head of operations, AXA XL: ‘Breng diverse perspectieven in, zoals finance, operations en compliance, om de businesscase kritisch en realistisch te maken.’

4. Houd verwachtingen realistisch. Wees eerlijk over onzekerheden in prognoses, werk met verschillende scenario’s (positief, neutraal en negatief). Wees voorzichtig met te optimistische aannames om geloofwaardigheid te behouden en teleurstellingen te voorkomen.

Als je graag wilt dat je businesscase wordt goedgekeurd, is de verleiding misschien groot om de baten bewust of onbewust te overschatten. Of, als de baten minder groot lijken te worden dan je had gehoopt, er vaag over te blijven. Een inverse prikkel, zou je het kunnen noemen. Maar bedenk: de waarheid komt toch een keer aan het licht, en dat kan vervelende gevolgen hebben. Soms heb je het commitment van dat moment nodig om iets “bold and daring” te gaan doen. Het besluit om het te gaan doen is dan de winst an sich. Echter hebben deze projecten een bepaalde mate van onzekerheid. Hoe hoger de onzekerheid, hoe voorzichtiger de hardheid van de baten. Het helpt om te werken met een positief, neutraal en negatief scenario, waarop je kunt bijsturen.

Take aways

1. Businesscase. Bij het opstellen van een businesscase is het benoemen van baten cruciaal, maar is het project eenmaal gestart, dan verdwijnen de baten uit het zicht.

2. Nut en noodzaak. Hoe erg is dit? Nut en noodzaak van batenmanagement als onderdeel van de strategie-executie hangen af van de context.

3. Harde en zachte succesfactoren. Batenmanagement wordt een succes bij een juiste balans tussen harde en zachte succesfactoren.
Zachte succesfactoren:
* Zorg voor persoonlijke prikkels
* Wees eerlijk over verlies
* Creëer een doorzetcultuur

Harde succesfactoren zijn:
* Maak batenmanagement een expliciet onderdeel
* Zorg voor bateneigenaarschap
* Zorg voor structurele monitoring en evaluatie
* Houd de verwachtingen realistisch

Wil je meer weten over effectief batenmanagement? Of wil je weten hoe jouw organisatie beter kan sturen op baten binnen? Vul het contactformulier in en wij nemen contact met je op of neem zelf contact op met Martijn Suiker.