Van vertraging naar regie: procestafels HR, Finance en Inkoop werkend
Een universiteit
Directe impact op organisatie resultaten
- Tijdige live-gang van het nieuwe ERP-systeem dankzij snelle besluitvorming via de procestafels. Doorlooptijd teruggebracht tot één week per vraagstuk, waardoor vertraging in de uitvoering wordt geminimaliseerd.
- Twaalf besluiten genomen en vastgelegd in HR, Financiën en Inkoop, wat kritieke vraagstukken tijdig heeft opgelost of geëscaleerd.
- Helder besluitvormingskader met vijf gedefinieerde rollen en tien spel- en gedragsregels, wat de samenwerking tussen lijnorganisatie en programma verbetert.
Context: ERP-implementaties vragen om strak georganiseerde besluitvorming tussen lijn en programma
Een universiteit startte begin 2024 een programma voor implementatie van een nieuw ERP-systeem per januari 2026. Onderdeel hiervan is de inrichting van procestafels voor HR, Financiën en Inkoop – een besluitvormingsstructuur waarin lijnorganisatie en programma samenkomen. Via deze procestafels worden complexe vraagstukken versneld tot besluit gebracht, zodat versnippering en vertraging in het traject worden voorkomen.
Uitdaging: organiseer besluitkracht (rollen, spelregels, escalatie) zodat uitvoering niet vertraagt.
In de zomer van 2024 bleek dat het idee van procestafels niet vanzelf zou gaan werken door gebrek aan aandacht, tijd en ervaring. De uitdaging was om alsnog een snel en effectief besluitvormingsproces te realiseren, zodat de benodigde besluiten tijdig worden genomen en de ERP-implementatie binnen de gestelde deadline kan slagen.
Aanpak van Turner
Turner hanteerde een gefaseerde, co-creatieve aanpak tussen september en december 2024. Binnen gerichte werksessies en kick-offbijeenkomsten met de procestafelleden ontwierp Turner een besluitvormingsproces inclusief duidelijke rollen, taken, spelregels en een uniform besluitformulier. Vervolgens begeleidde Turner de procestafels gedurende een oefenfase om het proces in de praktijk te testen en voerde op basis van evaluaties verbeteringen door (o.a. in rolinvulling, doorlooptijd, informatievoorziening). Ten slotte bracht Turner de procestafels in de ‘run’-fase en voerde een eindevaluatie uit met vijf aanbevelingen voor bestendiging en opschaling van deze werkwijze.
Opdracht deliverables
- Ontworpen en geïmplementeerd besluitvormingsproces voor snelle, efficiënte en effectieve besluitvorming in de domeinen HR, Financiën en Inkoop (incl. escalatieroute bij geen unaniem besluit).
- Duidelijke rol- en taakverdeling voor procestafelleden (5 gedefinieerde rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden) en vastgelegde spelregels en formats voor consistente besluitvorming.
- Tien spel- en gedragsregels opgesteld en benodigde instrumenten ingericht (besluitformulier en besluitenregister) ter ondersteuning van het procestafelproces.
- Eindrapportage met evaluatie en vijf aanbevelingen opgeleverd voor bestendiging van de procestafels in BAS en opschaling naar andere domeinen binnen de universiteit.
Wilt u ook sneller verbeteren vernieuwen en innoveren?
Turner is hét organisatieadviesbureau gespecialiseerd in strategie-executie. Samen een nieuwe strategie realiseren, dat maken we waar. Turner wordt voor de zevende jaar op rij door opdrachtgevers gezien als het beste strategisch adviesbureau van Nederland. Meer dan 4000 bestuurders en professionals deden mee aan het onderzoek van MT1000 waarbij Turner de hoogste waardering ontving voor strategie-advies, klantgerichtheid, excellente uitvoering en productleiderschap.
Lees hier meer over de resultaten die andere opdrachtgevers behaalden met hulp van Turner Strategie = Executie. Een afspraak maken? Neem contact met ons op.
Meer weten over Turner Onderwijs?
Hoe dragen universiteiten, hogescholen en mbo-instellingen bij aan de door de maatschappij gevraagde talent- en kennisontwikkeling? Nu en in de toekomst. Lees hier meer over Turner Onderwijs.
Wilt u meer weten over wat Turner Strategie = Executie voor uw organisatie kan betekenen? Vul het formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
"*" geeft vereiste velden aan
Meer opdrachten
Curio geeft digitalisering eigen koers: van IT-thema naar gezamenlijke Curio-brede beweging
Curio ontwikkelde samen met Turner een compacte digitaliseringsstrategie en uitvoeringsagenda voor de digitalisering van en in het onderwijs en van de onderwijsorganisatie. Digitale vaardigheden voor studenten, leerlingen én medewerkers kregen
De aanpak van Zadkine: modulair en flexibel onderwijs als strategische basis voor de toekomst
Mbo Zadkine in Rotterdam maakt met de keuze voor een strategisch hoofdprogramma ‘Modulair en Flexibel’ dit tot een speerpunt voor de hele organisatie. Alle colleges en opleidingen gaan de komende
Hoe Roads met Turner scherpere keuzes maakt in diensten, locaties en positionering
Roads, onderdeel van Arkin, richt zich op participatie, re-integratie en begeleiding van mensen met psychische of verslavingsklachten. Met een vanuit de historie breed gegroeid aanbod en afzetgebied wil Roads haar
Hoe Stichting Salvage met ondersteuning van Turner een concrete visie op haar toekomst ontwikkelde
Stichting Salvage kijkt na de implementatie van een nieuw operationeel systeem vooruit: wat vraagt de toekomst, en welke keuzes zijn nodig om relevant te blijven? Met ondersteuning van Turner ontstond
NHL Stenden werkt aan een waardevol en toekomstgericht digitaal fundament
NHL Stenden zette een volgende stap naar een toekomstgericht digitaal fundament. Turner hielp het transitieprogramma digitalisering scherp te krijgen en uitvoerbaar te organiseren, met regie op een complex vraagstuk en
Van vertraging naar regie: procestafels HR, Finance en Inkoop werkend bij universiteit
Van vertraging naar regie: procestafels HR, Finance en Inkoop werkend Een universiteit Directe impact op organisatie resultaten Tijdige live-gang van het nieuwe ERP-systeem dankzij snelle
EOC nam strategie én executie onder de loep
De maritieme verzekeraar EOC vroeg Turner om de strategie te challengen en blind spots bloot te leggen. In zes sessies werd de link tussen strategie en executie structureel versterkt. Het
Zorg bij jou: de strategie-executie van hybride zorg, dicht bij de patiënt
Zorg bij jou, een initiatief van de zeven Santeon-ziekenhuizen, ontwikkelt hybride zorg die patiënten thuis ondersteunt en zorgprofessionals ontlast. Turner begeleidde de strategie-executie: van kleinschalige pilots naar een landelijke coöperatie
Fontys Economie Tilburg: hoe een fusie leidde tot één sterk en toekomstbestendig profiel
Fontys Hogeschool bundelde de krachten van twee instituten tot één toekomstbestendig Fontys Economie Tilburg. Met steun van Turner ontstond er een doordacht fusieplan, sterke governance, en bovenal een helder profiel
IPABO versterkt onderwijs-bedrijfsvoering
Bij IPABO leidde de kloof tussen onderwijs en bedrijfsvoering tot vertraging in processen en onderlinge frustratie. Samen met Turner Strategie = Executie ontwikkelde de organisatie een aanpak waarin procesverbetering en
HAN vernieuwt portfoliomanagement
De HAN werkt aan een nieuwe portfoliobatenstrategie voor onderwijs en onderzoek. Een strategie met oog voor financiële én maatschappelijke opbrengsten. Turner ondersteunt bij het ontwikkelen van een afwegingskader en richtinggevende
LLO werkend krijgen? Zo pakt Talland College het aan
Hoe maak je LLO werkend binnen een fusieorganisatie met twee verschillende culturen en beperkte capaciteit? Talland College laat zien dat het kan – met een scherpe visie, duidelijke rolduidelijkheid en