Hoe kunnen universiteiten de werkdruk verminderen?

Een groot deel van het onderwijzend en wetenschappelijk personeel van Nederlandse universiteiten heeft last van hoge werkdruk en ongewenst gedrag, is in mei weer bevestigd door de Nederlandse arbeidsinspectie. Uit het onderzoek Psychosociale Arbeidsbelasting universiteiten blijkt dat de problemen zo groot zijn, dat de arbeidsinspectie vreest voor ernstige gezondheidsklachten, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Alarmerender is dat de universiteiten er nog niet in slagen het structureel aan te pakken, aldus de arbeidsinspectie, die eist dat universiteiten volgend jaar duidelijke verbeteringen laten zien. Dat zal niet gemakkelijk zijn, met de aangekondigde bezuinigingen van het nieuwe kabinet in het achterhoofd: de 1200 extra mensen die nodig zijn, zullen er hoogstwaarschijnlijk niet komen.

Verschillende partijen hopen de oplossing te vinden in een slimmer academisch jaar, zoals we in het eerste deel van dit tweeluik al hebben beschreven. Als je het academisch jaar anders indeelt, is de gedachte, door bijvoorbeeld het collegeprogramma in te korten, zou de werkdruk verlaagd kunnen worden. Dat is naar onze mening geen juiste voorstelling van zaken: het aantal taken en de hoeveelheid werk blijven in dat geval gelijk. Als je de werkdruk wilt verlagen, zul je ook aan het takenpakket moeten sleutelen.

Vrijblijvend

Het ministerie van Onderwijs heeft in juni 2022 ieders een potje beschikbaar gesteld voor pilots, volgens het model ‘laat duizend bloemen bloeien’. Veel instellingen maken daar gebruik van om hun eigen ideeën voor een slimmer collegejaar in de praktijk uit te proberen. Een interessant initiatief, hoewel onduidelijk is hoe de pilots beoordeeld worden. Door de uiteenlopende initiatieven, zijn de uitkomsten onvergelijkbaar. Wat is de nulmeting? Wie bepaalt wanneer een pilot geslaagd is? Is degene die hem heeft bedacht, ook verantwoordelijk voor de beoordeling? En zal iemand zijn eigen pilot durven afschieten? Hoe kunnen we pilots die wel succesvol zijn verlopen snel opschalen? De pilots zullen ongetwijfeld interessante inzichten opleveren, maar hoe gaan we die uitwisselen? Wie is verantwoordelijk voor de executie? En hoe uitwisselbaar zijn ze in praktijk, gezien de context tussen universiteiten, faculteiten en soms zelfs opleidingen vaak sterk varieert?

De aandacht van OCW voor het onderwerp is goed en dat universiteiten dit actief oppakken ook, maar de huidige aanpak brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Besturen, directies en managementteams zijn heel hard bezig met nadenken, maar intussen neemt de werkdruk niet af. We weten niet wanneer een initiatief succesvol is en hoe initiatieven opgeschaald kunnen worden. De vrijblijvendheid van deze aanpak is uitdagend, omdat de arbeidsinspectie volgend jaar al verbeteringen wil zien.

Actie op de korte termijn

Het zou oneindig veel beter zijn om dit probleem centraal aan te pakken. Besturen, directies en managementteams zijn de partijen die verantwoordelijk zijn voor de werkdruk en zullen zelf aan de bak moeten. Eigenaarschap tonen, zowel voor de oplossingen voor de korte als die voor de lange termijn.

In de projecten die wij doen, vragen we regelmatig aan docenten waar de werkdruk naar hun idee vandaan komt. Het antwoord is telkens hetzelfde: de ondersteunende en logistieke zaken om het geven van een vak heen. Roosters die niet kloppen, te veel studenten in de collegezaal, een overgevoelig IT-systeem voor het invoeren van cijfers. Tijdrovende klussen, die heel frustrerend zijn. De afgelopen jaren is de digitale, administratieve druk op docenten toegenomen, zij moeten zich steeds uitgebreider verantwoorden. Als je op dat punt verbeteringen kunt doorvoeren, is een deel van het probleem al opgelost. Deze winst kan heel snel geboekt worden.

Een logische eerste stap is dus het rechttrekken van bepaalde knelpunten die in de loop der jaren zijn ontstaan. Daarmee kun je de verschillen tussen faculteiten verkleinen en bepaalde aspecten van het werk standaardiseren. Dat kun je alleen bereiken als je dat vanuit een gedeelde visie doet.   En dat is een belangrijk verschil tussen een structurele aanpak, en de duizend bloemen bloeien strategie: als je (nu) op één plek een oplossing bedenkt, kan het zomaar zijn dat er ergens anders een nieuw probleem ontstaat.

Een ander probleem dat we tegenkomen, is dat universiteiten de neiging hebben te lang na te denken over oplossingen. Ze blijven analyseren, stellen nog een stuurgroep, werkgroep of klankbord in en schrijven nog een extra memo. Begrijpelijk, want denken is hun forte. Maar dat betekent wel dat er vaak te weinig aandacht bestaat voor de executie van de oplossingen. De succesfactor van dit soort vraagstukken zit hem in adequaat en tijdig handelen, meer dan het tot achter de komma doorrekenen van alle mogelijke scenario’s en analysemethoden van eerdere werkgroepen te heroverwegen.Het idee om met pilots te werken is dus in principe goed, maar die hebben weer andere beperkingen, zoals we hebben geconstateerd.

Resultaat nu én morgen

Een van de hoofdvragen voor universiteitsbestuurders moet dus zijn: wat kan ik doen om nog dit jaar succes te boeken? Want dat is mogelijk, is onze overtuiging. Daarnaast moet er een scherpe visie en strategie voor de lange termijn bestaan op dit thema: Maak een plaat en teken uit hoe de organisatie eruit zou moeten zien zonder al die werkdruk en stress. Dan heb je als bestuurder een punt waar je naartoe kunt werken. Natuurlijk zal niet alle werkdruk en stress opeens verdwijnen, een herziening van het hele curriculum kan jaren duren. Maar een integrale visie op de toekomst is cruciaal om te kunnen bepalen wat er morgen al zou kunnen veranderen. Als je weet wat je belangrijk vindt, kun je prioriteren en scherp kiezen. Wat moet nu, wat kan later?

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de normuren: Waar een docent op de ene faculteit bijvoorbeeld 200 uur voor administratieve taken beschikbaar heeft, is dat op de andere faculteit 400 uur. Dat is organisch zo gegroeid. Maar het heeft weinig te maken met de werkelijkheid. De taakindeling zal deels gestandaardiseerd moeten worden, zodat beter inzichtelijk wordt waar de werkelijke knelpunten van de werkdruk liggen. Als dat duidelijk is, kunnen de normuren beter bepaald worden en kunnen werktijd en werkdruk met elkaar in overeenstemming gebracht worden. Met dit soort oplossingen kun je het werk van tachtig procent van de medewerkers beïnvloeden. En dat verdient de voorkeur boven kleinschalige pilots, hoe sympathiek die soms ook zijn. Zulke operaties vergen tijd en behoren daarom tot een lange termijn strategie.

Problemen als die met de cijferadministratie zijn op kortere termijn op te lossen. Een goed team zou dat binnen een half jaar kunnen fiksen. Waarom zou je je daar niet aan committeren? De nood is hoog, hebben we vastgesteld. Zo’n oplossing haalt de druk van de ketel, met tevredener werknemers tot gevolg. En de cijferadministratie is heus niet het enige probleem dat nu voor frustraties zorgt. Er zijn meer interne knelpunten die met de juiste inzet en focus weggenomen kunnen worden. Denk aan het e-mailbeleid. Waarom geen halt toeroepen aan die eindeloze stroom e-mails, die docenten van hun dagelijkse werkzaamheden afhouden?

Dit zijn geen quick fixes, het zijn juist de eerste stappen op weg naar duurzame verbeteringen. Het zijn de bouwstenen voor een nieuwe inrichting van de universiteit. De call-to-action is feitelijk heel eenvoudig: ga nu aan de slag met interventies voor de korte termijn en werk parallel aan een lange termijn strategie met duurzame oplossingen. Nu wachten betekent het komende halfjaar geen effect.

Gezond houden

Eem slimmer academisch jaar zou heel goed als uitgangspunt kunnen dienen. Maar dan wel als leidraad voor de hele universiteit, waaraan alle faculteiten zich moeten committeren. Zowel een korte als lange termijnstrategie zijn noodzakelijk om de werkdruk snel én duurzaam te verlagen. Maar, bovenaan staat dat er nu iets moet gebeuren. Want daar gaat het om, de werkdruk nu verlagen. Een slimmer academisch jaar is immers geen doel op zich, maar een middel, om de docenten en wetenschappelijk medewerkers goed hun werk te kunnen laten doen en én gezond te houden.