Het nieuwe roosteren

Doorbraak: Voor de snelgroeiende hogeschool was het rooster al jaren een uitdaging, uitmondend in een probleem dat uiteindelijk een crisis werd. De impact was groot. De lage kwaliteit van de roosters leidde tot toenemende ontevredenheid bij studenten en docenten. Bij de start van het project werd in de businesscase de vereiste verbetering inzichtelijk gemaakt met als belangrijkste doelen minder fouten en minder wijzigingen in het rooster en een rustiger, beter beheerst proces om tot een rooster te komen. Tijdens sleutelmomenten werd de realisatie van deze doelen gemonitord. Ook tijdens de uitvoering van het roosterproces werd na afloop van iedere belangrijke stap de realisatie van deze doelen inzichtelijk gemaakt om direct te kunnen bijsturen.

Impact: De geplande bezettingsgraad van de onderwijsruimten is verhoogd tot meer dan 80% en hoger. Door de continue focus op de belangrijkste doelen, ook tijdens de uitvoering, werden de verbetering en de overblijvende knelpunten voor de belangrijkste belanghebbenden, studenten en docenten, direct inzichtelijk gemaakt. De rust in het roosterproces is weergekeerd: de paniek is eruit. Het besef dat men zijn eigen probleem creëert door slechte gegevens aan te leveren is tot alle lagen van de organisatie doorgedrongen en was wellicht zelfs de echte doorbraak. Het opdrachtteam was steeds op de hoogte van de stand van zaken en hoe ver het was in het realiseren van de missie.